东西湖会议室、武汉鑫佳园酒店、周边会议室

剧院式（此种方法容纳人数较多）

桌形摆设：在会议厅内面向讲台摆放一排排座椅，中间留有过道。 　　特点：较1大限度地将空间利用起来，使得同样的空间，容纳较多人数；一般适合大型会议，如200人，300人，实惠会议室，500人，800人的会议。这样可以节省会议场地租赁费。

回字型

以加字为形状，将会议室里的桌子摆成方形中空，前后不留缺口，椅子摆在桌子外围，酒店会议室，通常桌子都会围上围裙，中间通常会放置较矮的绿色植物（以圆叶大片绿色植物为好）。 　　特点：回字型摆放用于学术研讨会类型的会议，前方设置主持人的位置，可分别在各个位置上摆放上麦克风，方便不同位置的参会者发言； 　　回字型摆放占用会议室空间，一般参会人员不多。适合100人以内的会议。同时会议室为方形的较1好。

会议接待人员分工确定

 　　要确保会议的顺利进行，必须要对会议接待人员进行明确分工，东西湖会议室，具体内容如下：

 　　1、确定惟一的联络人 　　要确定惟一的联络人员，而且要自始至终由这个人来联系，千万不要今天这个人负责联系，明天又换另外一个，周边会议室，这样会让接到通知的人搞不清到底是哪一个部门通知开会; 

　　2、确定主1席 　　要从会议召集者、参与会议的较1高**、与议题关系较为紧密的人、现场控制能力较强的人和各方面代表均能接受的人中选定合适的会议主1席。

 　　3、确定会议记录者 　　好的会议记录者，除了具备倾听、互动、发表意见的能力，而且还要具有良好的组织、综合、比较能力。在会议过程中，会议记录者有义务适时帮助与会者有系统地陈述意见及遵照议程进行讨论。